Laman

Rabu, 19 Desember 2012

Pivot Table Dasar


PivotTable merupakan alat dan metode presentasi dan utilitas analisa data  yang sangat powerful di Excel.

Kita dapat secara dinamis dan sangat user friendly melakukan pengurutan, pengelompokan, dan nilai summary atau agregasi data dari berbagai kolom yang dikelompokkan tersebut.


Pada saat tuntutan akan laporan analisa dari pihak manajemen dan direksi semakin meningkat, maka penguasaan akan PivotTable hampir merupakan keharusan - sesuatu yang tidak dapat dihindari.

Pada tutorial ini akan ditunjukkan langkah demi langkah pembuatan dasar PivotTable. Contoh file disediakan sehingga memudahkan Anda untuk mengikuti instruksi yang ada.

(Catatan : Anda bisa mengklik tiap gambar untuk melihat ukuran aslinya.)

File Latihan


Pembuatan PivotTable

  • Jalankan program Excel 2007 dan buka file latihan yang telah Anda download tersebut.

    Catatan : File ini merupakan file contoh fiktif data-data transaksi yang terjadi pada suatu minimarket, dengan produk buah-buahan, sayur-sayuran dan makanan & minuman.
  • Buka sheet transaksi, dimana datanya terlihat seperti pada gambar berikut ini.

  • Sekarang pilih range data A1:F43680 atau tekan tombol CTRL + SHIFT + *.
  • Klik tab Insert pada Ribbon. Kemudian pilih menu PivotTable | Insert PivotTable.


  • Pada dialog yang muncul, pilih New Worksheet dan klik tombol OK.

  • Sheet baru akan muncul disertai suatu kotak / placeholder PivotTable (PivotTable Box).

    Selain itu terdapat panel daftar field (PivotTable Field List) pada posisi sebelah kanan worksheet. Terlihat pada daftar tersebut 6 field heading dari range data yang kita pilih sebelumnya.



  • Pada bagian bawah panel terdapat 4 kotak area. Tiap kotak tersebut dapat kita tambahkan field-field yang terdapat di atasnya.

    Adapun fungsi dari 4 kotak tersebut adalah sebagai berikut :
    • Report Filter : pada kotak ini field akan digunakan sebagai filter yang mempengaruhi hasil data pada PivotTable namun tidak akan terlihat sebagai isi dari PivotTable itu sendiri.
    • Column Labels : data dari field akan ditempatkan pada bagian kolom dari table dengan level sesuai urutan susunan pada area ini.
    • Row Labels : data dari field akan ditempatkan  pada bagian baris  dari table dengan level sesuai urutan susunan pada area ini.
    • Values : nilai field yang terdapat pada kotak ini akan dijadikan sebagai basis perhitungan summary. Tipe summary yang bisa digunakan adaah count, sum, average, dan lain-lain.
  • Mari sekarang kita coba berbagai kombinasi penempatan field dalam empat kotak area tersebut.

    Susunlah layout field dengan urutan berikut :
    • Field nama_kategori ke kotak Column Labels.
    • Field nama_produk ke kotak  Row Labels.
    • Field jumlah_unit ke kotak Values.

      Perhatikan pada saat ditempatkan di kotak Values, nama field jumlah_unit akan berubah menjadi Sum of jumlah_unit. Ini menandakan bahwa field adalah kalkulasi sum (penjumlahan) dari nilai-nilai field jumlah_unit.

  • Perhatikan hasil pengaturan ini pada area PivotTable.  Area ini akan berisi suatu table dengan grouping field nama_cabang pada bagian baris,  field nama_kategori pada kolom.

    Sedangkan nilai total jumlah_unit ditempatkan pada cell-cell hasil perpotongan item grouping baris dan kolom tersebut.



    Salah satu contoh perpotongan adalah total jumlah unit yang terjual pada PHI Mini Market - Jakarta Pusat 01 dan kategori Makanan & Minuman, adalah sebesar 525.138 unit.

Menambahkan Tipe Summary Baru

  • Sekarang mari kita tambahkan field jumlah_unit kembali ke kotak Value. Akan muncul field baru dengan nama Sum of jumlah_unit2.

  • Kita akan mendapatkan satu kolom perhitungan baru yang sama dengan hasil sebelumnya. Tentunya bukan ini yang kita inginkan.

  • Mari kita kembali ke area Values, dan klik tombol panah bawah pada field Sum of jumlah_unit2. Pilih item Value Field Settings.

  • Pada dialog yang muncul rubah Sum menjadi Count.  Perhatikan nama field akan berubah menjadi Count of jumlah_unit2.

  • Klik tombol OK.
  • Pada area PivotTable, kita sekarang mendapatkan dua summary, yakni :
    • nilai total unit penjualan yang terjadi (sum)
    • jumlah transaksi yang terjadi (count).



  • Selesai.

Penutup

Pada artikel tutorial dasar PivotTable ini kita telah mempelajari beberapa teknik berikut :
  • Persiapan Data : mempersiapkan sumber data PivotTable dari suatu data range.
  • Pembuatan PivotTable : menghasilkan PivotTable baru pada sheet terpisah dari sumber data.
  • Pengaturan Layout  : menyusun field-field pada bagian area PivotTable : Row Labels, Column Labels dan Values.
  • Tipe Summary : menentukan tipe summary yang diinginkan. Pada artikel ini, kita menggunakan tipe sum dan count.
Demikian artikel tutorial ini kami sajikan. Semoga dapat bermanfaat buat Anda. Kami juga sangat terbuka atas saran, komentar dan kritikan membangun (jika ada) dari Anda.

~~ Terima Kasih ~~